¿Qué requisitos y pasos hay que seguir para exportar desde España?

Exportar desde España es un proceso que abre las puertas a nuevas oportunidades de negocio en mercados internacionales, pero también conlleva una serie de requisitos legales y logísticos que es importante conocer. Tanto para emprendedores que están comenzando a explorar las posibilidades de expandir su negocio al extranjero, como para empresarios con amplia experiencia en exportación, entender las normativas y los trámites necesarios es esencial para asegurar que la mercancía llegue a su destino sin contratiempos.

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Por todo ello, cada paso en el proceso de exportación debe ser gestionado con cuidado, desde la obtención de los documentos adecuados hasta el cumplimiento de las normativas sanitarias y fitosanitarias en función del tipo de productos exportados. A continuación, vamos a conocer cuáles son los requisitos para exportar desde España con una visión clara y práctica.

Requisitos para exportar desde España

Lo primero a lo que queremos hacer referencia es que, según el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa, “exportación” hace referencia al comercio hacia o desde países fuera de la Unión Europea o países terceros. Con los países comunitarios (de la Unión Europea) se hacen “expediciones” tal y como recoge el Reglamento (UE) nº 952/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de octubre de 2013.

Sabiendo lo anterior, el primer paso para poder exportar desde España es estar inscrito en el Registro Especial de Operadores de Comercio Exterior (REOCE) del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo y así obtener un identificador único que permite a las autoridades aduaneras europeas reconocer a los operadores económicos y agilizar los procedimientos aduaneros.

Documentos necesarios para exportar desde España

Siendo ya parte del REOCE, las empresas y los autónomos deben contar con toda la documentación exigida en exportaciones:

Facturas:

      • Factura proforma. Documento preliminar que se emite antes de la transacción comercial. No tiene valor contable ni fiscal y se utiliza principalmente para ofrecer una cotización detallada al comprador, especificando precios, condiciones de venta y detalles del producto. Es común en negociaciones internacionales para que el comprador obtenga permisos de importación o financiamiento.
      • Factura comercial. Se emite cuando la venta ha sido confirmada y el producto ha sido enviado. Esta factura tiene valor legal y fiscal y debe incluir información detallada sobre la transacción (descripción de los bienes, cantidad, precio, condiciones de pago y datos del vendedor y comprador). Es fundamental para el proceso aduanero.
      • Factura aduanera. Documento utilizado específicamente en el proceso de despacho aduanero. Contiene información adicional como el valor en aduana, los códigos arancelarios y otros detalles necesarios para calcular impuestos y aranceles.
      • Factura consular. Este tipo de factura es requerida por algunos países para verificar la autenticidad de la mercancía, su origen y su valor. Puede facilitar el despacho aduanero en el país de destino.

     

    Documentos comerciales:

      • Packing List (o lista de contenidos). Es el documento que acompaña a los envíos de mercancías y que describe el interior de cada paquete o bulto en un envío (cantidad de productos, peso, dimensiones, número de bultos, descripción de la mercancía y el número de referencia de la factura comercial).
      • Certificados de origen. Acreditan el país de origen de la mercancía exportada. Es emitido por una entidad autorizada, como la Cámara de Comercio e Industria, y se utiliza para determinar los aranceles y aplicar tratados comerciales preferenciales entre países.
      • Cuaderno de Admisión Temporal de Mercancías (ATA). Permite la importación y exportación temporal de mercancías sin necesidad de pagar aranceles ni cumplir con los procedimientos aduaneros estándar. Es comúnmente utilizado para la entrada temporal de productos en ferias comerciales, exposiciones, eventos deportivos o para muestras comerciales.
      • Carnet de Passages en Douane (CPD). Similar al ATA, pero solamente en países concretos que lo solicitan como Taiwán.

     

    Documentos según el transporte que se vaya a utilizar:

      • Avión: El Air Waybill (AWB), también conocido como Conocimiento de Embarque Aéreo (CEA), es un documento que acredita que el transportista ha aceptado la mercancía y se hace cargo de ella hasta el aeropuerto de destino.
      • Barco: Similar al AWB, el Bill of Lading (BL) en el transporte marítimo o Conocimiento del Embarque Marítimo (CEM), acredita que la naviera ha recibido correctamente la mercancía y queda a su cargo hasta el puerto de destino.
      • Carretera: La Carta de Porte por Carretera (CMR) establece los términos del transporte, describe la mercancía y define las responsabilidades del transportista y del remitente.
      • Tren: Como la CMR, la Carta de Porte Ferroviario (CIM) actúa como contrato de transporte ferroviario internacional detallando la mercancía, las condiciones de transporte y las responsabilidades del transportista y del remitente.

     

    Modelo Air Way Bill

    ¿Qué debe tener en cuenta una empresa antes de empezar a exportar?

    Antes de lanzarse al mercado internacional, una empresa debe considerar varios factores clave para asegurar el éxito en sus operaciones de exportación:

    • Capacidad de la empresa. Hay que evaluar si la empresa tiene la capacidad para satisfacer la demanda extranjera sin comprometer la calidad del producto o el suministro para el mercado local considerando si es necesario ajustar la producción, aumentar la capacidad o hacer cambios en la cadena de suministro.
    • Se recomienda buscar asesoramiento de entidades como el ICEX (Instituto Español de Comercio Exterior) o en la Cámara de Comercio para obtener orientación especializada sobre exportación, normativa internacional y oportunidades de mercado.
    • Captación de clientes. Resulta positivo diseñar estrategias para atraer a clientes en el mercado extranjero utilizando herramientas de marketing digital, participando en ferias comerciales, por ejemplo.
    • Adaptación del producto. Antes de exportar, hay que analizar si el producto necesita adaptaciones para cumplir con las regulaciones locales o para satisfacer las preferencias del mercado de destino (cambios en el etiquetado, embalaje, etc.).
    • Financiación. La exportación puede implicar costos significativos, por eso, es vital calcular todos los costes asociados y asegurarse de que la empresa cuenta con la financiación necesaria para cubrirlos.
    • Investigación de mercados. Antes de la exportación, es crucial realizar un análisis exhaustivo del mercado de destino que incluye entender la demanda del producto, la competencia, las preferencias culturales y las regulaciones específicas del país.
    • Estrategia de precios. Hay que considerar los costes adicionales de exportación, como impuestos y aranceles, además de la estrategia de precios en el mercado local.
    • Logística y transporte. Se deben seleccionar los métodos de transporte más eficientes y rentables (aéreo, marítimo, terrestre, ferroviario).